Сохранить эффективность команды, когда все работают вне офиса: опыт юридической компании

Удаленка — не для юристов: правда или миф

Да, анализ и составление договоров, консультирование и даже подачу документов в некоторые инстанции сегодня можно осуществить в онлайн-формате. Но суды и некоторые госорганы юрист все же должен посещать лично.

Юристы взаимодействуют не с документами, а с людьми. И при выборе специалиста по юридическому сопровождению предприниматели часто ориентируются не только на рейтинг потенциального партнера, но и на адекватную коммуникацию. 

Но совсем не использовать преимущества дистанционки сегодня было бы недальновидно. Тем более что «удаленщики» отличаются гибкостью, умением адаптироваться к новым условиям, высоким уровнем личной ответственности и применением технологий тайм-менеджмента для эффективной организации самостоятельной работы. 

Оптимальный выход для юридической фирмы — смешанный (гибридный) формат. И хотя выстраивая рабочие процессы в таком режиме, мы столкнулись с некоторыми сложностями, многие из них нам все же удалось успешно решить.

Срочные задачи, дедлайны и важность личного контакта

При удаленном взаимодействии скорость выполнения задач может падать. Стабильный интернет сейчас можно найти даже в самых отдаленных уголках мира, и это действительно позволяет людям постоянно оставаться на связи — но многие вопросы при живой коммуникации решаются гораздо оперативнее.

Как решить проблему

Нужно понимать, что современный бизнес базируется не на единстве рабочего пространства, а на единстве процессов: чем гибче они настроены, тем эффективнее компания. 

Взаимозаменяемость — один из главных принципов для коллективов, работающих дистанционно: всегда должен быть компетентный специалист, готовый подстраховать. 

По всем нашим проектам работает сразу несколько юристов — это исключает риск оставить клиента в информационном вакууме или затормозить ход работы. И если коллеги понимают, что не успевают, просят друг друга помочь. 

Сложности с авиабилетами, усложнение визовых режимов и разница во времени

Одни наши коллеги проживают вне территории России, другие — регулярно выезжают за пределы страны.

В таких обстоятельствах компания становится зависимой от условий пересечения границы, действующих визовых правил — и банального «найдется ли билет на ближайший рейс», если срочно потребуется присутствие юриста в Москве или Санкт-Петербурге.

Как решить проблему

На выручку снова приходит принцип взаимозаменяемости. Несколько наших ключевых специалистов постоянно присутствуют в Санкт-Петербурге и Москве. Они могут оперативно подхватить проект коллег, если внезапно потребовалось, например, подать документы или прийти в суд. 

Как и у многих «удаленщиков», у нас есть проблема разницы в часовых поясах. Это влечет возникновение определенных нюансы в коммуникации.

Читайте по теме: Командная работа в разных часовых поясах: как выстроить и поддерживать

Например, советник Александра уже почти год живет в Таиланде, где разница с Москвой — +4 часа (GMT+7). График ее работы сместился с привычных нам 9:00-18:00 на 13:00-22:00. 

Александра отмечает, что новый режим позволил ей выравнять work-life balance: первую половину дня она посвящает тренировкам, учебе и путешествиям, а вторую — работе. В нашем случае разные часовые пояса — не проблема, поскольку взаимодействие с коллегами из России происходит в прежнем формате.

Более того, разница во времени иногда выручает, если требуется найти несколько лишних часов в сутках, чтобы успеть проверить и отправить клиенту информацию к утру следующего дня или связаться с контрагентами из восточной части России или Азии из той же часовой зоны. 

Как сохранять эффективность команды, если все работают из дома

Когда у руководителя нет возможности в режиме реального времени наблюдать за работой сотрудников, может начать казаться, что кто-то работает недостаточно эффективно или кому-то нужна помощь. 

В таких условиях очень важен регулярный контакт, иначе сложно делегировать задачи или перераспределять нагрузку. Особенно если ты ни разу не видел своего сотрудника вживую и общался с ним только онлайн. 

Как решить проблему

У нас нет цели досконально отследить каждый шаг сотрудника: такие перегибы негативно отражаются как на мотивации, так и на атмосфере в коллективе. Главным критерием оценки работы остается количество выполненных в срок задач. 

Мы рекомендуем делать акцент не столько на контроле над сотрудниками, сколько на поиске новых членов команды, замотивированных на качественную работу — таким сотрудникам нужен лишь минимальный мониторинг от руководства. 

Читайте также: 

Три правила руководства удаленной командой

Особенности онлайн-рекрутинга: как нанимать удаленных сотрудников и управлять ими

У нас был опыт, когда мы тестировали двух-трех соискателей на вакансию, а потом в кратчайшие сроки и без сожалений расставались с теми, кто пытался работать у нас по совместительству или не обладал качествами, необходимыми для удаленной работы (пунктуальность, самодисциплина, гибкость).

Но поскольку совсем без контроля и аналитики руководителю не обойтись, стоит использовать ПО для мониторинга работы сотрудника и ее результатов. Например, мы отслеживаем:

• время, проведенное юристом на рабочем месте, 
• применяем кейлоггеры и приложения для трекинга задач. 

Для таск-менеджмента мы часто работаем в Trello, а для части процессов есть CRM-система с высокой степенью защиты данных.

Психологический климат в коллективе, который собирается раз в год

Рабочий коллектив — живой организм, функционирующий по определенным правилам. Онлайн-формат взаимодействия сотрудников и отсутствие личного контакта с коллегами может вызывать стресс и снижать трудоспособность.

Попить вместе кофе, сходить на бизнес-ланч, поболтать у кулера — «удаленщики» лишены этих простых офисных радостей. 

Даже такие несложные, на первый взгляд, способы поддержания лояльности сотрудников, как поздравления с праздниками, оказались настоящим вызовом. Одно дело — отправить подарки к Новому году коллегам, находящимся в двух городах, и совсем другое — организовать доставку в разные части мира.

Как решить проблему

Мы ежедневно на связи, каждый сотрудник знает, что делает. Все готовы поддержать друг друга, если это необходимо. 

• Кроме рабочих звонков в Zoom и еженедельных отчетов, мы поддерживаем и неформальное общение в чате в Telegram. 
• Раз в неделю мы проводим неформальные видеосозвоны, во время которых общаемся на нерабочие темы. 

Как и специалистам более творческих профессий, дотошным юристам не чужды юмор и эмпатия. 

Особенную ценность приобретают личные встречи в неформальной обстановке. У нас есть ежегодная традиция: мы устраиваем корпоратив осенью и обязательной делаем совместную фотосессию. Это прекрасный повод для сотрудников пообщаться вживую, познакомиться поближе и улучшить коммуникацию.

Вопрос подарков на дни рождения и общие праздники мы решили следующим образом: для тех, кто находится за рубежом, мы выбираем: 

• онлайн-подарки (например, подписки на сервисы с аудиокнигами Storytel и «ЛитРес», онлайн-кинотеатры Okko и «Кинопоиск»), 
• ищем возможность доставки цветов или подарочных корзин в стране, где находится наш коллега. 

Для сотрудников, которые в праздничный день находятся в других регионах России (не в Москве или Санкт-Петербурге), мы дарили сертификаты в «Золотое Яблоко», Hoff, Poison Drop — интернет-магазины с доставкой по РФ.

Заранее изучаем возможность доставки реальных подарков, например цветов. В последнее время делать это стало сложнее, но мы пока нам удается находить выход и из таких непростых ситуаций, и никто из коллег еще не оставался без поздравления. 

Стоит ли переходить на гибридный формат работы крупным и небольшим компаниям

Гибридный офис — гибкий инструмент для трансформации бизнеса и повышения его эффективности. В этом помогают современные средства коммуникации, которые позволяют управлять процессами в команде, повышать мотивацию сотрудников — и улучшать бизнес-результаты.

На своем примере мы опробовали несколько решений и сейчас можем с уверенностью сказать, что смогли выстроить удаленные рабочие процессы вполне эффективно. Но останавливаться на достигнутом не собираемся, и в дальнейшем будем тестировать новые методики и инструменты для менеджмента. 

Фото на обложке: Shutterstock / Farknot Architect