Как создать эффективный рабочий календарь и правильно распределить время

Ошибки при составлении графика

Прежде чем перейти к советам, которые помогают правильно планировать время, рассмотрим частые ошибки.

1. Ставить неопределенные или слишком амбициозные задачи. Если цель размытая, мы буквально не знаем, «за что взяться». Если же слишком амбициозная (не учитывает реальные возможности и обстоятельства) — мы остаемся недовольны тем, что в итоге ничего не сделали.
2. Не учитывать отдых. Составляя расписание, мы часто забываем, как важны перерывы — их отсутствие приближает выгорание. К тому же без отдыха мы переутомляемся и становимся менее продуктивны.
3. Не оставлять время на непредвиденные задачи. Форс-мажоры могут возникнуть в любой момент, но в расписании они часто не учитываются. В результате мы испытываем стресс из-за того, что нужно срочно менять планы.
4. Переоценивать свои возможности. Частая ситуация — планов на день много, но, когда доходит до реализации, выполнить удается лишь несколько пунктов. Это вызывает не только усталость, но и ощущение, будто день потрачен впустую.
5. Не делегировать задачи. Этот пункт особенно касается руководителей: если не передавать часть обязанностей другим людям, можно перегрузить себя и забыть о более важных задачах.
6. Не расставлять приоритеты. Без этого легко увлечься мелкими делами, а на большие и важные не останется времени и сил.
7. Игнорировать пики активности. Каждый человек наиболее (и наименее) продуктивен в определенные периоды дня. Если это не учитывать, вряд ли получится быть максимально эффективным.
8. Стремиться к многозадачности. Если делать несколько дел одновременно, особенно сложных, качество работы снижается.

Как эффективно планировать рабочее время?

Теперь разберемся, как создать рабочий календарь, который будет вам помогать (а не вредить). С ним вы сможете соблюдать дедлайны и успевать запланированное, не перегружая себя.

Выберите формат календаря

Подумайте, в каком виде хотите начать вести календарь — в бумажном или цифровом. Некоторые люди предпочитают заполнять все от руки, но у электронных таблиц и приложений есть преимущества — можно ставить напоминания и делиться календарем с близкими и коллегами (так они будут знать, в какое время с вами можно связаться).

Возможность делиться своим расписанием также помогает планировать общие встречи. Не потребуется звонить, писать и отправлять электронные письма — достаточно добавить событие в общий календарь. Другой человек автоматически получит приглашение с деталями, сможет принять или отклонить его.

По теме:

15 лайфхаков по оптимизации времени

Как определить самое продуктивное время дня: способ от советника Google

Расставьте приоритеты и разделите задачи по категориям

Если составлять расписание случайным образом, на самые важные дела может не хватить времени и сил. Поэтому:

• Определите, у каких задач более высокий приоритет.
• Посчитайте, сколько времени займет каждая из них.
• Подумайте, как эти задачи связаны. Пример: отчет не получится отправить, пока данные для него не будут собраны.
• Уделяйте особое внимание мероприятиям, которые длятся целый день.

Важно учитывать не только приоритетность задач, но и то, к какой категории они относятся (например, работа, личная жизнь или дорога). Так, рабочие задачи лучше запланировать на рабочее время в будние дни — это поможет соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Если вы работаете не из дома, то выделяйте время на дорогу по утрам и вечерам.

Еще одна полезная практика — добавлять в расписание «буферное время» между задачами. В эти промежутки можно перекусить, добраться до места, подготовиться к встрече и просто отдохнуть.

Делите задачи на части

Предположим, что в рамках проекта вам нужно разместить в СМИ публикацию об определенном продукте, услуге или событии. Вы хотите добавить эту задачу в свой календарь.

Как не стоит писать: «разместить публикацию в СМИ». Такая формулировка слишком расплывчатая и сообщает уже известную информацию.

Как лучше написать: «связаться с пятью изданиями» или «написать публицисту местной ассоциации СМИ». Эта задача ясна — осталось лишь ее выполнить. И если поручить ее другому человеку, он тоже поймет, что нужно сделать.

Пользуйтесь техниками тайм-менеджмента

Подходов много — экспериментируйте и выбирайте наиболее подходящий. Кратко опишем несколько вариантов:

• Правило 52/17: 52 минуты уделяйте работе, а следующие 17 минут — отдыху.
• Метод «помидора»: работайте в течение 25 минут, затем сделайте перерыв на 5 минут. Через каждые четыре таких цикла следует более длинный перерыв — на 15–30 минут.
• Матрица Эйзенхауэра: разделите задачи на четыре категории — «срочные и важные»; «важные, но не срочные»; «срочные, но не важные»; «не срочные и не важные».

В короткие промежутки времени человек трудится более целенаправленно. Наш мозг не может работать постоянно: примерно каждый час ему нужен перерыв, чтобы перезарядиться и отдохнуть.

Подробно о техниках тайм-менеджмента — в этой статье.

Посвятите отдельный день одному типу задач

Легко потратить много времени впустую, если задачи, запланированные на день, нужно выполнять в разных локациях, задействуя разные навыки и ресурсы. К примеру, чтобы посетить встречу после обеда, потребуется отложить другие дела. Некоторое время также займет подготовка к ней и дорога до офиса. Переключиться на следующую задачу после встречи тоже получится не сразу.

«Тематические» дни избавляют от необходимости переключаться между различными типами задач. Если у вас есть такая возможность, посвятите весь рабочий день одной обязанности: например, понедельник — написанию статей, вторник — встречам, а среду — маркетинговым задачам.

Если такой вариант вам не подходит, попробуйте выделить определенные временные интервалы для рутинных задач и другие — для сфокусированной работы. Например, до обеда вы пишете код или планируете бюджет, а после — встречаетесь с коллегами и читаете электронную почту. Это позволит реже отвлекаться и лучше концентрироваться.

По теме:

Топ привычек для концентрации внимания

7 способов не отвлекаться от важных дел

Помечайте задачи разными цветами

Так будет легче разобраться в большом количестве пунктов в календаре. Например, для рабочих задач можно использовать красный цвет, а для встреч — синий. Помимо этого, можно выделить жирным шрифтом и заглавными буквами важные даты и дедлайны.

Откажитесь от бесполезных активностей

Не спешите соглашаться на встречу или брать на себя чужую обязанность — сначала обдумайте свои цели. Приносит ли эта активность пользу и помогает ли двигаться в выбранном направлении? Если ответ отрицательный или вы сомневаетесь, возможно, стоит отказаться от предложения или отложить его на тот период, когда у вас будет больше свободного времени.

Часто мы перегружаем себя из-за того, что испытываем вину перед другими или хотим им угодить. Научитесь говорить «нет» без угрызений совести и сосредоточьтесь на том, что важно для вас.

Не забывайте отдыхать

Важно выделять время не только для активностей, но и для того, чтобы ничего не делать. Без этого не получится быть здоровым, счастливым и продуктивным. Кроме того, лучшие идеи часто приходят в душе и во время прогулок на свежем воздухе.

Фото на обложке: TippaPatt / Shutterstock