Что можно оплатить бизнес-картой

Содержание

• Зачем нужна бизнес-карта
• Как отражать расходы в бухгалтерии
• Как не надо работать с бизнес-картой
• Что можно делать с бизнес-картой

Зачем нужна бизнес-карта

Бизнес-карты выпускаются банками в следующих форматах:

• дебетовом или кредитном;
• рублевом или валютном;
• именном или неименном.

Почти всегда такие платежные средства работают, как и стандартные, выпущенные для физлиц.

Компании заключают договор с банком, чтобы выпустить бизнес-карту в следующих целях:

1. Оплачивать покупки без комиссии. Если она привязана к счету ИП или компании, то банк не взимает плату за расчет с партнерами, снятие наличных в банкоматах и другие операции.
2. Упростить сотрудникам оплату товаров для компании. Бизнес-карта для них становится универсальным инструментом — организация может выпустить их несколько с установленным лимитом.
3. Наблюдать за расходами через мобильное приложение. Услуга «Интернет-банк» доступна во многих кредитных учреждениях. Таким образом руководитель контролирует траты сотрудников, следит, чтобы они не превышали лимитов, блокирует карту в экстренном случае.

Среди прочих достоинств бизнес-карт предприниматели выделяют:

1. Удобство переводов. Деньги поступают на счет получателя мгновенно, достаточно доступа к сети, номера карты и телефона.
2. Ускорение бухгалтерских операций. Автоматизация учета снижает нагрузку на сотрудников, облегчает контроль оборота наличных, упрощает сбор и оформление документов.
3. Помощь командированным работникам. В дальних поездках часто появляются непредвиденные расходы на проживание, проезд, бизнес-встречи и так далее. Все это оплачивают бизнес-картой. Главное — не забыть передать в бухгалтерию подтверждающие документы.

Читайте по теме:

Кассовые документы: как оформить и можно ли исправлять их

Как использовать наличные в бизнесе, чтобы не было проблем с законом

Как отражать расходы в бухгалтерии

Выдача бизнес-карты во временное пользование сотруднику в бухгалтерском учете не отражается. Сведения заносятся в отчет после того, как он начал оплачивать покупки. Алгоритм оформления расходов по бизнес-карте таков:

1. Создать внутренний локальный нормативный акт. В нем деньги, находящиеся на бизнес-карте, приравниваются к подотчетным. Документ выпускают 1 раз, потом все покупки сотрудников по ней подлежат контролю. После оплаты деньги с 51 счета направляют в подотчет (проводка Д 71 — К 51).
2. Составить авансовый отчет (проводка в балансе Д 10, 41, 20, 26 — К 71). Работник добавляет сюда документы, свидетельствующие о расходах. Они потребуются, чтобы фирма отчиталась перед ФНС и банком. Авансовый отчет не составляют ИП, потратившие деньги лично. Он может отправить справки, чеки, квитанции на хранение в архив.
3. Передача авансового отчета, прилагаемых документов в бухгалтерию. Срок их хранения — 5 лет. Он начинается с года, когда их использовали в исчислении налогов и бухучете.

Если бизнес-карту привязали к другому расчетному счету, то перемещение средств надо представлять таким образом:

1. Перечислить деньги на расчетный счет — Д 55 — К 51.
2. Снять их в банкомате — Д 71 — К 55.
3. Сдать наличные в кассу — Д 50 — К 71.

Далее компания распоряжается деньгами по своей надобности.

Другие операции отражаются следующими проводками:

• Д 91 — К 55 — комиссия, списанная банком;
• Д 91 — К 55 — уплата процентов, если карта кредитная;
• Д 55 — К 66 — перевод на бизнес-карту собственных средств банка.

Как не надо работать с бизнес-картой

Каждую расходную операцию по бизнес-карте надо связывать с деятельностью предприятия, которому она принадлежит. Запрещена оплата с ее помощью таких расходов:

• покупка товаров в магазинах для членов своей семьи;
• поездка в такси по личным надобностям;
• платежи, сделанные во время отпуска;
• пополнение баланса сотового телефона;
• оплата домашнего интернета.

Чтобы исключить использование карты для личных расходов, надо ввести лимит на платежи, относящиеся к бизнесу. Например, транспортные и представительские издержки не должны закрывать выручку целиком. Банки и налоговую заинтересует, отчего все средства компании ушли на топливо, а собственного или арендованного транспорта у нее нет.

Все покупки для бизнеса с помощью корпоративной карты надо ассоциировать с деятельностью организации и подтверждать, прилагая следующие документы:

• накладных;
• квитанций;
• чеков;
• актов приема и передачи и так далее.

Если в поездке пришлось оплачивать бизнес-картой товары или услуги, должен быть составлен соответствующий приказ, установлена суточная норма трат, выдано командировочное удостоверение.

Запрещено в качестве оплаты ужина в ресторане использовать бизнес-карту, когда банкет не подтвержден документом на представительские расходы. Нельзя перевести деньги партнеру, не подтвердив операцию договором. Запрещено снимать наличные в банкомате без пояснительной записки.

При подозрении, что операция по бизнес-карте ведет к нарушению 115-ФЗ, надо посоветоваться с банком и сотрудником бухгалтерии. С нецелевых расходов придется уплатить налог.

Перед совершением спорной операции проконсультируйтесь с банком, какие документы могут понадобиться, и обязательно их сохраните. Нецелевые расходы считаются доходом, поэтому с потраченных денег надо уплатить налоги.

Запрещено периодически пополнять бизнес-карту большими объемами наличных через банкомат. Иногда ее используют в качестве инструмента инкассации. Если в организации такие операции предусмотрены, то при заключении договора с банком надо предупредить сотрудников и сообщить об ограничении на внесение средств.

Читайте по теме:

Ведение управленческого учета

Что относится к внереализационным доходам и расходам и как их учитывать

Каждое превышение нормы с точки зрения закона будет расцениваться как отклонение от условий соглашения. Банки обязаны следить за соблюдением лимитов по 115-ФЗ и запросить подтверждение операции в виде первичных документов на объем наличных, превышающий норму.

Периодическое снятие денег с бизнес-карты в банкомате на остальные личные нужды тоже запрещено законом. Если это случилось, банк имеет право подать запрос на подтверждение этой суммы для ведения бизнеса. Если контрагент не хочет, чтобы поставки оплачивали бизнес-картой, то предприятие может сделать это банковским переводом.

При расчетах корпоративной картой в некоторых фирмах делают скидки и начисляют бонусы. Такие акции сотрудники налоговой могут признать внереализационной прибылью. В таком случае на него придется составить декларацию и перечислить налог. Если этого не сделать в установленный срок, организации начислят штрафы и пени.

Что можно делать с бизнес-картой

Список операций, доступных для бизнес-карты, зависит от того, кому она принадлежит. Если это ИП, то он может пользовать ей как личной, оплачивать расходы свои и предприятия. Такая ситуация возникает из-за того, что все деньги предпринимателя принадлежат ему. Это значит, что он может перечислять финансы на любые нужды за небольшим исключением.

Если предприниматель оплачивает покупки через бизнес-карту, если он выбрал налоговую схему ОСНО или УСН «Доходы минус расходы», то ему надо разделять личные и корпоративные расходы. Если они не будут документально подтверждены, то часть собственных трат могут быть отнесены к предпринимательским.

ООО и другие юридические лица могут оплатить по бизнес-карте следующие корпоративные издержки:

• командировочные;
• товары для перепродажи;
• канцелярские принадлежности для офиса;
• услуги юристов, аудиторов, дизайнеров и других сторонних специалистов;
• налоги;
• продвижение в соцсетях;
• ремонт кабинетов и здания управления и так далее.

С бизнес-картой проще и дешевле работать с банком. Но путать ее с личными финансовыми инструментами нельзя, так как по ним совершают операции, не контролируемые госорганами. Поэтому использовать корпоративную карту надо в интересах компании.