Коммерческий отдел представляет собой группу сотрудников, в функции которых входит распределение финансов внутри компании и за ее пределами, а также повышение успешности и прибыльности всего бизнеса. Крупные предприятия, как правило, имеют в своем распоряжении департамент, состоящий из нескольких подразделений. В организациях меньшего масштаба может быть достаточно несколько человек, выполняющих обязанности отдела коммерции.
Если сотрудники подобраны грамотно, структурные и плановые составляющие организованы правильно, то коммерческий отдел показывает высокую эффективность и реализует все текущие и стратегические задачи. В статье узнаете, какая структура коммерческого отдела и какие у него функции и основные задачи.
Содержание:
- Структурные составляющие
- Структура отдела в крупных организациях
- Структура в небольших организациях
- Функции отдела
- Основные задачи
- Эффективность отдела
- Принципы организации
- Успешное управление
- Ответственность руководителя отдела
- Предотвращение мошенничества
Структурные составляющие
Масштаб компании, ее специфика, товарооборот, логистика и особенности продукции будут влиять на структуру отдела.
Зачастую отдел коммерции состоит из 2 основных подразделений: один привлекает клиентов и занимается первичными заказами, другой — документально сопровождает сделки.
Работа всего департамента неразрывно взаимосвязана с бухгалтерией, отделами складов, логистики и производства.
Структура отдела в крупных организациях
Коммерческие отделы на крупных производствах, в торговых сетях и оптовых компаниях имеют сеть представительств в различных регионах с присутствием всех важных подразделений.
Маркетинговое направление
Отдел занимается изучением рыночных показателей:
- спроса,
- конкурентной среды,
- социально-экономических тенденций в потребительской сфере.
Отдел прогнозирует востребованность продукта или услуги, а также активно разрабатывает и использует маркетинговые методы и стратегии при внедрении товаров и услуг на рынок.
Кроме того, отдел занимается товарно-ценовой политикой и мероприятиями, направленными на узнаваемость бренда.
Подразделение снабжения
Создает и расширяет устойчивые и эффективные связи с поставщиками, обеспечивает предприятие:
- сырьем,
- оборудованием,
- материалами,
- комплектующими.
Осуществляет контроль поставок и качества сырьевой базы, а также, при необходимости, меняет ассортимент, исходя из показателей продаж и исследований отдела маркетинга.
Подразделение продаж
Основная задача отдела — вести финансовую политику, продавать продукты, взаимодействовать с оптовыми покупателями и заключать долгосрочные и выгодные обязательства для обеих сторон.
Подразделение продумывает и улучшает логистические связи, а также контролирует оптимальный остаток продукции на складах.
Складской отдел
Принимает и хранит сырьевую базу, готовые продукты, комплектующие и отгружает товар согласно договорным обязательствам.
Все подразделения отдела коммерции работают в тесном взаимодействии и вовремя предоставляют актуальные данные, что позволяет избежать ошибочных решений и неоправданных расходов.
Структура в небольших организациях
В небольшой компании все задачи могут выполняться единой группой сотрудников, которые берут на себя тот же функционал, что и в крупных организациях, в меньшем объеме.
Однако в этом случае также потребуется четкое разделение сферы обязанностей, тесные коммуникации и контроль за деятельностью команды.
Когда компетенций персонала недостаточно (например, при рекламном сопровождении нового продукта) временно привлекают специалистов из партнерских организаций.
Читайте по теме:
Как стать руководителем: памятка для начинающих лидеров
Продано: как построить эффективный отдел продаж
Оптимальное количество сотрудников отдела коммерции для небольшой организации — около 5 и 2 специалиста в должности начальника и его заместителя.
В крупных компаниях каждое подразделение отдела может составлять более 10 специалистов.
Как правило, один сотрудник ведет около 30 небольших организаций, 10 средних компаний и до 3 крупных партнеров. Такая нагрузка оптимальна для эффективной работы и достижения запланированных показателей.
Функции отдела
Материальное и техническое снабжение
Коммерческому отделу нужно организовать деятельность подразделений компании таким образом, чтобы они работали в бесперебойном режиме и были обеспечены сырьевой базой, складскими помещениями, торговыми площадями, логистической и административной поддержкой.
Контроль обязательств по договорам
Все договорные обязательства должны контролироваться отделом коммерции, включая сроки поставок и качественные и количественные характеристики товарных единиц.
Стандартизация основных процессов работы предприятия
Стандарты касаются контроля качества продукции, ее хранения, сбыта и транспортировки.
Контроль за выплатами
Заработная плата, бонусы и другие обязательства контролируются коммерческим отделом.
Оптимальное распределение ресурсов
Сырьевая база, материальные и трудовые ресурсы, оборотные средства распределяются отделом таким образом, чтобы экономические показатели компании росли, увеличивалась эффективность производственного процесса и улучшалось материально-техническое оснащение.
Сотрудники подразделения следят за затратами, сырьем и готовыми товарами, а также сокращают отходы и побочную продукцию в процессе производственного процесса.
Обязательная отчетность
Сметная и финансовая документация контролируются отделом коммерции, и его обязанность — предоставлять руководству отчеты по материальным показателям.
Основные задачи
Аналитические
Департамент изучает рыночные показатели, определяет позицию компании, ее преимущества и недостатки в бизнес-среде, конкурентные преимущества и перспективы развития.
Задачи планирования
Сотрудники отдела активно участвуют в планировании производственных и финансовых задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Вместе с другими подразделениями разрабатывают стратегии развития предприятия.
Документооборот
Отдел коммерции ведет всю документацию внутри компании и за ее пределами (в том числе с партнерами и потребителями).
Контроль рабочих процессов
Материально-технические и экономические показатели контролируются и оптимально распределяются для бесперебойной работы всей организации.
Внешние мероприятия
Выставки, коллаборации, ярмарки и крупные презентации, способствующие повышению доходности компании, узнаваемости бренда и заключению взаимовыгодных договоров, планируются и проводятся под контролем департамента.
Эффективность отдела
Насколько деятельность отдела будет продуктивной и успешной, зависит от ряда факторов:
- грамотно сформированных целей и приоритетов бизнеса;
- четкого разграничения функционала, обязательств и прав каждого подразделения и отдельного специалиста;
- уровня допустимой свободы и полномочий персонала при проведении сделок;
- форм и методов контроля за результатами работы команды;
- степени взаимодействия с другими отделами компании (финансовым, маркетинговым, логистическим и прочими).
Грамотная организация рабочих процессов коммерческого отдела позволит улучшать показатели всех подразделений предприятия.
Принципы организации
Отделы коммерции могут быть организованы по-разному, в зависимости от вида деятельности, стратегических задач и политики внедрения продукции на рынок.
Географический
При таком принципе организации каждый регион имеет своего представителя или целое подразделение для эффективной работы.
Продуктовый
В этом случае сотрудники объединены в группы, работающие над конкретным товаром или услугой.
Клиентский подход
Сотрудники объединяются для работы с различными клиентами, как правило, разделяя их на розничных и оптовых потребителей.
Функциональный
Специалисты разделены на подразделения, отвечающие за различные этапы организации продаж.
Матричный подход
Привлекаются сотрудники, которые представляют другие направления работы компании, и совместно организуют проекты и коммуницируют с клиентами.
Формирование задач
Коммерческий отдел может быть организован после четкого определения задач предприятия, связанных с ее деятельностью.
В соответствии с этим определяется количество сотрудников и их профессиональные качества.
Читайте по теме:
Два в одном: зачем владельцу компании работа руководителя отдела продаж
Настоящий руководитель — кто это такой и как им стать?
Формирование задач будет взаимосвязано с функциями и взаимосвязями внутри компании.
Задачи, связанные с работой отдела маркетинга, будут касаться:
- политики сбыта,
- рекламы,
- анализа данных,
- презентаций,
- обработки результатов маркетинговых исследований,
- разработки новых планов общей работы.
Совместно с бухгалтерией и финансовым отделом разрабатываются задачи, затрагивающие финансовые потоки, эффективные продажи, сформированные задолженности, заказы, контрактные обязательства, планы закупок и издержек.
С отделами закупки, дистрибуции и склада формируют запасы (текущие и плановые), отслеживают сроки поставок, контролируют качество и движение товарных единиц, совместно корректируют ассортимент.
Коммерческий отдел — это связующее звено между важными подразделениями бизнес-организации.
Персонал отдела
Определившись с количеством сотрудников и их должностными обязанностями, руководство компании формирует коммерческий отдел.
Бывают ситуации, когда набирается ограниченное количество персонала, и их работа организуется в режиме многозадачности.
Это не всегда разумное решение, так как профильные специалисты лучше справляются с конкретными задачами (анализом рыночных условий, холодными продажами, контролем бюджета и прочими), ведут документацию и увеличивают прибыльность предприятия.
Особое внимание уделяется должности коммерческого директора. Он берет на себя лидерские и организаторские функции — координирует работу отдела, анализирует и оценивает ее результаты.
Также в его обязанности входит взаимодействие с руководством компании, расширение производства и внедрение инициатив с целью увеличения выручки предприятия.
Мотивационные аспекты
Основным мотивирующим фактором для персонала считается финансовое вознаграждение — повышение оклада и бонусы за увеличение клиентской базы и перевыполнение плановых показателей.
Бонусные начисления должны быть связаны как с привлечением новых потребителей, так и с удержанием постоянных клиентов (с обязательным контролем обязательств по договорам и расширением списка предлагаемых товаров и услуг).
Успешное управление
Управление отделом — сложная и ответственная работа, требующая взаимодействия, контроля, мотивации и организации работы в соответствии с преследуемыми задачами.
Элементы управления связаны с методологией, организованной структурой и специалистами, влияющими на процессы производства.
Эффективная управленческая деятельность предполагает коммуникации с другими подразделениями и ведущими топ-менеджерами, что должно решать основные задачи:
- Постановка общих целей и распределение ответственности между структурами компании.
- Распределение обязанностей внутри коммерческого отдела.
- Внедрение единых стандартов и алгоритмов рабочего процесса.
- Оптимизация и улучшение производственных, логистических и торговых направлений.
- Оценка результатов, их анализ, формирование выводов и стратегий дальнейшего развития.
- Мониторинг бизнес-среды и быстрое эффективное приспособление к изменениям на рынке.
Топ-менеджеры для влияния на команду и ее рабочие процессы используют административные, правовые, организационные и экономические способы воздействия.
Ответственность руководителя отдела
Для слаженного взаимодействия сотрудников департамента коммерции и успешного развития компании руководитель отдела должен обладать набором личных и профессиональных качеств и выполнять следующие задачи:
- принимать бюджетные сметы;
- активно участвовать в ценовой и рекламной политике предприятия;
- ставить адекватные цели и мотивировать как свое подразделение, так и смежные направления;
- участвовать в кадровых перестановках и наборе персонала;
- контролировать весь этап продаж и общаться с клиентами;
- вести переговоры с партнерами и заключать взаимовыгодные сделки;
- заниматься сопровождением договоров (с обязательным контролем юридических аспектов).
Эта должность подразумевает опыт работы в сфере маркетинга, логистики и продаж.
Кроме того, важными качествами руководителя считаются:
- коммуникабельность,
- лидерские способности,
- аналитический ум,
- хорошая память,
- стрессоустойчивость,
- умение делегировать,
- гибкость мышления,
- хорошая обучаемость,
- высокие переговорные навыки.
Сотрудник должен обладать высоким уровнем ответственности и порядочности, но также и широкими полномочиями, чтобы иметь возможность принимать быстрые решения в критических и важных производственных ситуациях.
На руководителя коммерческого отдела накладываются важные должностные обязанности, которые влияют на работу всего предприятия. Поэтому новому сотруднику назначают испытательный срок на 6 месяцев или более, что позволяет специалисту погрузиться в специфику бизнеса компании, эффективно выстроить рабочие процессы и сделать выводы по результатам работы.
Предотвращение мошенничества
Основным способом нечестного заработка менеджера отдела считается сговор с представителем контрагента. Это определенная форма мошенничества по отношению к организации.
Такое поведение сотрудников пресекают. Для этого обнародуется соответствующий приказ, где обозначены требования по заключению и сопровождению сделок. Все специалисты изучают документ и ставят подпись.
Далее в ходе работы производится контроль документации и сбор информации о конкретной деятельности менеджера или отдела в целом (проверки могут быть выборочными и внеплановыми).
При нарушении выбирают действенные наказания, приемлемые для предприятия, — выговор, предупреждение, лишение бонусов и премий или увольнение.
Кроме того, можно включить премирование добросовестных специалистов в графики оплаты труда и использовать еще один мотивирующий фактор для честной работы.
В современных условиях отделы коммерции выбирают стратегии, которые ориентируются на привлечение и удержание клиентов, предоставляя качественный товар и контроль за сопровождением сделок.
Кроме того, сотрудники департамента занимаются оптимизацией всех ресурсов таким образом, чтобы прибыль предприятия росла, а издержки сокращались.
При эффективной работе коммерческого отдела компания остается конкурентоспособной, повышает качество товара и условия производства, удерживает клиентов и увеличивает доходность.
Фото на обложке: Pexels
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter