Без вложений, команды и инвестиций: как уйти из найма и открыть собственное агентство. Часть 2

Шаг 1: Понять главную боль вашего клиента

Итак, вы ушли из найма и нашли первых клиентов. Возникает вопрос: чем вы отличаетесь от других агентств? Не дайте этому вопросу вас остановить и не бойтесь создать «еще одно агентство».

Главное — начать работать и предлагать другим людям свою экспертизу, а от конкурентов отстроитесь уже в процессе.

Читайте также: PR рекламного агентства: как попасть в «зону видимости» клиента в 2022 году

Для этого можно придерживаться нескольких правил:

• Слушайте, о каких проблемах говорят клиенты
• Узнавайте, почему они решили делать проект с агентством, а не сами
• Спрашивайте, почему выбрали именно вас

Ответы на эти вопросы — и есть ваше конкурентное преимущество. Например, мы открыли агентство продающих вебинаров для бизнеса и в первые полгода работы поняли: компании считают, что самостоятельно делать такие вебинары сложно и дорого.

С запросом упростить процессы и сделать вебинары эффективными приходило большинство компаний. Так мы поняли, что решаем именно эти две проблемы. И именно на них стали делать акцент в продажах.

• Посмотрите кейсы других агентств и выпишите, что вы сделали бы по-другому

Выберите несколько агентств, которые занимаются чем-то похожим и могут быть вашими конкурентами. Найдите на их сайтах кейсы и проанализируйте их: что вам кажется успешным, а что вы бы изменили. Используйте список отличий для позиционирования.

Читайте по теме: Крупный клиент в портфолио — это не главное. Как мы переизобрели «формулу успеха» в работе агентства

Шаг 2: Не бояться финансовой стороны бизнеса

Если можете составить бизнес-план на год — прекрасно. Не можете — не страшно. В 2023 году мало кто строит долгосрочные прогнозы и модели. Хватит планов на несколько месяцев вперед.

На начальном этапе в производстве контента и маркетинге математика простая:

• посчитать, сколько заплатишь команде,
• сколько нужно заплатить налогов,
• сколько — за рабочие сервисы вроде Tilda, Slack, «ПланФакт» и Miro.

Сверху заложить сумму, которую хочешь взять себе. А дальше — искать заказы.

Читайте по теме: Пошаговый план по запуску собственного дела с нуля в 2023 году

Пока вы делаете все сами на коленке и не наняли бухгалтера или финансового директора, важно знать три момента:

• Чем отличаются cash flow и p&l

Cash flow — отчет о движении денег. Это то, сколько денег у вас на счету и сколько вы потратили и получили за определенный период.

В таком случае на счету образуется минус.

P&L (profit and loss) — отчет о прибылях и убытках.

Разница в том, что учет в сash flow и p&l ведется по-разному: в первом отчете указаны все деньги, которые пришли на счет и которые вы потратили. Во втором — доходы и расходы по факту оказания услуги.

Иногда клиенты платят деньги и откладывают проект. Деньги у вас на счету, но пользоваться ими нельзя: возможно, их придется возвращать. Если за этим не следить, у компании будут финансовые проблемы.

• Помнить, что налоги нужно платить вовремя

И что это не клиент: с ним нельзя передоговориться о переносе сроков платежа. Лучше сразу нанять грамотного бухгалтера на аутсорс, чтобы ничего не пропустить самим.

• Как принимать зарубежные платежи и что такое валютный контроль

Этот пункт важен, если хотите работать с заказчиками из разных стран.

Для работы с заказчиками из-за рубежа нужно открыть валютный счет в евро или долларах. Могут быть и другие валюты: ориентируйтесь на страны, с которыми планируете работать.

Предварительно проверьте, работает ли ваш банк с международными компаниями. Сейчас у многих такой возможности нет.

Читайте по теме: Как пользоваться иностранными счетами и не получить штраф?

После открытия счета сразу консультируйтесь с поддержкой банка: узнайте, как получать международную выручку и проходить валютный контроль — проверку документов при расчете между компанией-резидентом и компанией-нерезидентом. Подробно почитать про него можно здесь и здесь.

Если коротко, то при сотрудничестве с международными компаниями проверяются любые ваши платежи по контрактам с ними.

Поэтому:

1. уточняйте в вашем банке, как составить договор с учетом валютного контроля,
2. вместе с заказчиком выставляйте сроки платежей с запасом: это поможет вам их не просрочить. Иначе придется платить штрафы.

На первых этапах этих знаний будет достаточно. Но постепенно математика усложняется: появляются новые расходы на бэк-офис и команду.

Поэтому следующий шаг — нанять человека, который будет отвечать за финансы.

Шаг 3: Нанять первых сотрудников

Не бойтесь делегировать:

1. вести проекты и выполнять разноплановые задачи в одиночку невозможно,
2. только так вы сможете расти.

Процесс найма я разделила на три этапа:

• Брать людей под задачи, которые вам сложно сделать самостоятельно

Например, заниматься составлением договоров и ведением бухгалтерии в креативном агентстве точно лучше тем, кто умеет это делать профессионально.

Поэтому первыми в команде должны появиться бухгалтер, специалист по документообороту и финансист. Они освободят сотни часов для работы над задачами клиентов.

• Брать людей под задачи, которые мне не нравятся

Например, для документооборота или финансовых отчетностей.

• Отдавать задачи, которые нравятся

Я, например, обожаю продюсировать вебинары. Но когда агентство начало вести по 15 проектов параллельно, нужно было срочно искать других продюсеров.

Я начала выстраивать работу этих людей и стала креативным директором, а после, когда отладила процессы, наняла и его. Иногда у меня сердце сжимается от того, что кто-то делает за меня мои любимые задачи.

Но благодаря этому решению у меня освободилось время, чтобы думать над развитием агентства, и появилось много свежих мыслей. В итоге проект от этого выиграл.

Вот из каких этапов состоит процесс делегирования задач:

1. Привлеките человека на один проект перед тем, как взять его в штат

Посчитать бюджет под конкретный проект проще, чем в первый год существования компании браться за любые заказы, лишь бы выплатить зарплату команде.

Читайте по теме: Три пути и один выход — разбираемся, как оценить работу перфоманс-специалистов

Брать людей в штат стоит, когда продажи становятся стабильными. Заодно на проекте поймете, подходите ли вы с сотрудником друг другу.

2. Отведите время на обучение

Не ждите, что новые сотрудники снимут с вас загрузку в первый же день. Приготовьтесь тратить на обучение время, чтобы позже получать хорошие результаты. Начинать лучше с не самых важных и не самых срочных задач.

Например, новые менеджеры поначалу показывают мне свои деловые письма, мы вместе их редактируем. Когда задача становится привычной, я перестаю проверять ее постоянно и только раз в неделю провожу встречу, чтобы обсудить результаты.

3. Будьте доступными

Когда новый сотрудник освоился и вошел в рабочий ритм, дайте ему знать, что вы по-прежнему рядом. Когда ставите задачу, напоминайте человеку, что он может прийти с вопросами.

Я так и пишу: «Если я буду нужна, пожалуйста, зови, не стесняйся».

4. Проверьте, все ли работает без вас

Для этого есть пугающее, но интересное упражнение: неделю ничего не делать самостоятельно, только делегировать.

Так вы поймете, где именно слабые места у команды. Ну либо убедитесь, что все работает как часы, и будете гордиться собой.

Шаг 4: Найти баланс между инвестированием в развитие и выведением денег в дивиденды

Когда на счету появляются деньги, вместе с ними появляется соблазн впасть в одну из двух крайностей:

1. Потратить все на себя.
2. Потратить все на команду и развитие.

Чтобы этого не произошло, важно завести правило: сколько инвестировать в проект, а сколько тратить на себя.

Мы решили, что 20–30% прибыли всегда отдаем на развитие: нанимаем новых людей и консультантов, вкладываемся в личный бренд и в рекламу самого агентства. Обычно этой суммы достаточно, чтобы протестировать несколько инициатив за квартал и понять, какие из них важны прямо сейчас, а какие можно отложить.

Читайте по теме: «Денег было немного и было жаль тратить их на менеджмент»

Чтобы грамотно распорядиться этой суммой, у нас есть алгоритм:

1. В начале квартала я прописываю все маркетинговые эксперименты, которые хочу провести. Например, попробовать продвигать агентство через контекстную рекламу, хотя для нашего бизнеса это нехарактерно.
2. Прикидываю, сколько денег нам нужно на эти эксперименты.
3. Вместе с сооснователем агентства мы считаем ожидаемую выручку. Ориентируемся на клиентов, которые уже находятся на этапе подписания договора.
4. Дальше смотрим, можем ли мы себе позволить все эксперименты. Если нет, переносим неважные эксперименты на следующий квартал.

Читайте также: 5 самых распространенных методов планирования бюджета

Такое планирование позволяет расставлять приоритеты и в то же время не терять ценные идеи.

• Если вдруг мы заработали больше, чем планировали — можем провести перенесенные эксперименты раньше.
• Если заработали меньше запланированного — можем отказаться от экспериментов, которые были последними в списке.

Удачные эксперименты становятся постоянной практикой. На их повторение я начинаю выделять деньги регулярно — так получается маркетинговый бюджет.

Шаг 5: Наладить регулярную работу с крупными компаниями

Работа идет, клиенты есть, четко прописаны все регламенты работы. Проект растет.

Первый большой шаг в его масштабировании — выстроить регулярную работу с крупными компаниями. Специального момента для этого ждать не нужно, достаточно действовать по такому плану:

• Собрать в портфолио агентства лучшие кейсы

Обычно в кейсах рассказывают о проблеме, с которой пришел клиент, способах ее решения и результатах. Но в описании работы есть важный момент, про который часто забывают: в первую очередь отражайте в портфолио идеи, которые могут заинтересовать и других клиентов.

При устройстве на работу наемным сотрудником вы указываете только релевантный опыт. Так же и здесь: большим компаниям и малому бизнесу нужно показывать разные кейсы.

Читайте также: Личный опыт: как агентство потеряло ключевого международного партнера и «переобулось» за два месяца

Если вы работаете с гигантом и большими бюджетами, а потом это же портфолио показываете индивидуальному предпринимателю, ваши услуги вряд ли купят. Для небольшой компании ваши идеи, может, и будут интересными, но у них не хватит бюджета их реализовать.

• Найти 100 компаний мечты и написать в каждую
  

Желательно писать не на общую почту, а напрямую тому, кто принимает решения. Структура у таких писем похожа на elevator pitch: это самопрезентация, которую вы успеваете сделать за минуту, пока едете в лифте с потенциальным клиентом.

Расскажите в письме кто вы, что умеете, чего хотите от клиента и что уже сделали для других заказчиков. А дальше:

1. Ждать реакцию.
2. Если ни одна компания в итоге не купила услуги, запросить обратную связь и работать над точками роста с компаниями поменьше.
3. Повторить шаги через несколько месяцев.

Вывод

Все пункты этого текста показывают: процесс превращения из маленького нового агентства в большую стабильную компанию состоит из маленьких шагов, реалистичных планов и постоянных экспериментов. Я называю этот подход «из тактики в стратегию».