Электронные перевозочные документы станут обязательными с 1 сентября 2026 года: что нужно знать бизнесу

Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)

ЭПД в грузоперевозках: как работает система и что говорит закон

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые документы, которые сопровождают перевозку груза. Раньше перевозочные документы оформляли на бумаге в несколько этапов. Сначала грузоотправитель оформлял транспортную накладную и передавал её водителю вместе с грузом. Затем водитель брал документы с собой и предъявлял их при проверках. Наконец, грузополучатель ставил отметку о приёмке груза, после чего документы возвращались перевозчику и грузоотправителю для закрытия перевозки, расчётов и бухгалтерского учёта, а затем отправлялись в архив. Поскольку процесс оформления предполагал передачу бумажных документов между несколькими участниками перевозки, это усложняло их обработку и поиск, а также увеличивало риск ошибок, задержек и проблем с хранением оригиналов.

Порядок оформления перевозочных документов закреплён в Уставе автомобильного транспорта. 2 июля 2021 года в него добавили статью 18.1 об электронных перевозочных документах: она разрешила оформлять перевозочные документы в электронном виде и передавать данные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Но применять этот механизм на практике бизнес смог позже: правила обмена ЭПД и передачи сведений в ГИС утвердило постановление Правительства РФ № 931 от 21 мая 2022 года, которое вступило в силу 1 сентября 2022 года. С этой даты компании начали использовать ЭПД в добровольном режиме — через аккредитованных операторов.

Следующим этапом станет обязательный переход на ЭПД. Если с сентября 2022 года компании могли использовать электронные перевозочные документы добровольно, то с 1 сентября 2026 года электронный формат станет обязательным для ряда перевозочных и транспортно-экспедиционных документов. Такие требования установил Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года «О внесении изменений в Федеральный закон „О транспортно-экспедиционной деятельности“». Документы нужно будет оформлять через операторов информационных систем ЭПД, а сведения о них — передавать в государственную систему электронных перевозочных документов.

ЭПД нужен, чтобы у всех участников перевозки был один юридически значимый документ в цифровом виде. Автоюрист юридической компании ООО «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов сравнивает ЭПД с транспортной накладной, которая существует в виде защищённого цифрового файла. По его словам, такой документ сложнее потерять, легко передать контрагенту и быстрее проверить при контроле со стороны ГИБДД, Ространснадзора и других надзорных органов.

ЭТрН: электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из основных документов при перевозке груза. Она фиксирует условия перевозки, сведения о грузе и участниках перевозки, а также подтверждает передачу груза перевозчику. Для коммерческих автомобильных перевозок ЭТрН считается основным перевозочным документом.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов объясняет, что электронная транспортная накладная отличается от бумажной тем, что данные в ней проходят автоматическую проверку на корректность и полноту сведений, а сам документ доступен всем участникам перевозки в едином цифровом контуре.

ЭПЛ: электронный путевой лист

Электронный путевой лист (ЭПЛ) оформляют перед выездом транспортного средства на линию, чтобы зафиксировать сведения о водителе, автомобиле и обязательных проверках перед началом работы.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов объясняет, что в электронном путевом листе должны быть обязательные титулы — отдельные разделы документа, которые подписывают разные участники процесса. В этих разделах указано, кто и на каком автомобиле выполняет рейс, прошёл ли водитель медосмотр, исправен ли автомобиль, какие показания одометра*Одометр — это прибор, который показывает пробег автомобиля.зафиксированы.

По словам эксперта, частые ошибки при переходе на ЭПЛ связаны с порядком заполнения. Компании часто нарушают последовательность и время подписания титулов, неверно оформляют машиночитаемую доверенность или оставляют документы незаполненными после возвращения автомобиля из рейса.

Важно учесть, что электронный формат путевого листа фиксирует время заполнения. Поэтому все действия с документом сохраняются в системе, а внесение изменений или исправлений оставляет цифровой след.

ЭЗЗ: электронный заказ-заявка

ЭЗЗ — это электронный заказ, или заказ-заявка на перевозку. В нормативных актах чаще используется формулировка «электронный заказ», поэтому сокращение ЭЗЗ лучше воспринимать как рабочее обозначение для бизнеса, а не как единственный официальный термин. Документ фиксирует условия будущей перевозки: кто, что, куда и на каких условиях должен перевезти.

Проще говоря, ЭЗЗ открывает цепочку перевозочных документов. Сначала стороны договариваются об условиях перевозки, затем данные из заказа-заявки могут использоваться при оформлении следующих документов, в том числе электронной транспортной накладной.

ЭЗЗ не заменяет ЭТрН. Он фиксирует условия перевозки и служит основой для оформления следующих документов.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов говорит, что ЭЗЗ подтверждает договорённости сторон, служит основанием для формирования транспортной накладной и позволяет автоматически подставлять часть данных в следующий документ. Это снижает объём ручного ввода и помогает избежать ошибок в реквизитах, адресах и условиях перевозки.

Кто обязан перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Для каких категорий бизнеса переход станет обязательным по закону

С 1 сентября 2026 года участники коммерческих автомобильных грузоперевозок должны будут оформлять часть перевозочных и транспортно-экспедиционных документов в электронном виде. Обязанность ввёл Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Речь идёт о коммерческих перевозках, которые выполняются в рамках предпринимательской деятельности и оформляются соответствующими договорами.

Автоюрист юридической компании ООО «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов объясняет, что обязательный переход касается участников перевозочного процесса, если одновременно выполняются несколько условий: перевозка идёт по договору перевозки груза или договору фрахтования*Договор фрахтования (чартер) — это соглашение, по которому одна сторона (фрахтовщик) обязуется предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа., транспорт используется для коммерческих целей, маршрут проходит по территории России, а участники перевозки — юридические лица или индивидуальные предприниматели. Главное — не форма бизнеса, а характер перевозки и то, коммерческая она или нет.

Сам по себе вид груза не влияет на обязанность использовать ЭПД. Например, если компания перевозит продукты, стройматериалы, одежду, оборудование или маркированные товары по договору автомобильной перевозки внутри России, ей нужно смотреть требования к электронным перевозочным документам. При этом специальные системы вроде «Честного знака*«Честный знак» — государственная система маркировки товаров, через которую отслеживают оборот отдельных категорий продукции.» или ФГИС «Меркурий*ФГИС «Меркурий» — государственная система для ветеринарного контроля продукции животного происхождения.» не заменяют ЭПД. Они могут использоваться параллельно для своих целей.

Исключения и отсрочки для бизнеса: кто пока может не переходить

Не все перевозки после 1 сентября 2026 года автоматически подпадут под обязательный ЭПД. В отдельных случаях бумажный формат по-прежнему может применяться.

Автоюрист юридической компании ООО «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов говорит, что бумажный формат после дедлайна возможен в следующих случаях.

Перевозки для собственных нужд
Если компания перевозит свой груз своим транспортом и не заключает договор перевозки с третьим лицом, такая перевозка обычно не требует оформления транспортной накладной, поскольку договор перевозки отсутствует. Но для подтверждения перевозки всё равно могут понадобиться путевой лист и внутренние документы компании.

Международные перевозки
Для трансграничных перевозок применяется CMR-накладная — международная товарно-транспортная накладная, которая используется при автомобильных перевозках между странами. Российский режим ЭПД не заменяет CMR на международном участке маршрута.

Технические сбои
Если произошёл сбой в ГИС ЭПД или у оператора, порядок действий определяется правилами работы системы и условиями обмена с оператором. В отдельных случаях может применяться резервный порядок оформления документов, но сбой нужно зафиксировать, а после восстановления работы — передать сведения в электронном виде.

Перевозки физических лиц для личных нужд
Если человек без статуса ИП перевозит вещи для себя, а не оказывает коммерческую услугу, требование об обязательном ЭПД на него не распространяется.

Штрафы и риски за работу без ЭПД после дедлайна

После 1 сентября 2026 года несоблюдение требований об обязательном использовании ЭПД может рассматриваться как нарушение порядка оформления перевозочных документов.

Автоюрист юридической компании ООО «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов объясняет, что ответственность за нарушение зависит от того, кто именно нарушил порядок оформления. Перевозчик отвечает за отсутствие надлежащих документов в ходе перевозки, грузоотправитель — за неоформление ЭПД при передаче груза, а грузополучатель — за неподписание электронной транспортной накладной при приёмке.

При дорожной проверке первые вопросы возникают к водителю и перевозчику. При проверке участникам перевозки может потребоваться подтвердить наличие и корректное оформление электронных документов. Но грузоотправитель и грузополучатель тоже могут столкнуться с претензиями, например при проверках Ространснадзора, налоговых органов или при споре с контрагентом.

Главные риски работы без ЭПД:

• штрафы за нарушение правил перевозки грузов;
• дополнительные проверки и споры из-за некорректно оформленных документов;
• споры с контрагентами из-за отсутствующих, неподписанных или некорректно оформленных документов;
• сложности с подтверждением расходов в налоговом учёте;
• риски при подтверждении факта перевозки и исполнении обязательств между сторонами.

Конкретные размеры штрафов и порядок привлечения к ответственности стоит уточнять по актуальной редакции КоАП и разъяснениям регуляторов ближе к дате вступления требований в силу. Автоюрист юридической компании ООО «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов отмечает, что на момент подготовки этого материала практика по массовому обязательному применению ЭПД ещё формируется.

Преимущества перехода на ЭПД для всех участников

Преимущества для бизнеса: скорость, экономия, прозрачность

Переход на ЭПД меняет не только формат документов, но и порядок работы с ними. Документы не нужно будет печатать, передавать водителю, ждать возврата оригиналов и вручную сверять данные после перевозки.

При бумажном документообороте задержка одного документа может затянуть подписание актов, подтверждение расходов, расчёты между сторонами и получение платы за перевозку. В электронном формате документ доступен участникам сразу после подписания, а статус можно проверить в системе: создан, подписан, ожидает действия другой стороны или возвращён на исправление.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов говорит, что ЭПД снижает количество ошибок, ускоряет обмен документами, исключает риск потери оригиналов и сокращает расходы на печать, хранение и доставку бумажных экземпляров. По оценке эксперта, обработка первичных документов в бэк-офисе занимает в 3–4 раза меньше времени, а трудозатраты грузоотправителей на обработку и администрирование документов снижаются примерно на 120–150 ₽ с каждой перевозки.

Преимущества для перевозчиков: контроль, интеграция, отчётность

Для перевозчика ЭПД прежде всего даёт больше контроля над перевозкой и документооборотом. В бумажном документообороте диспетчер или бухгалтер часто узнаёт о проблеме уже после завершения перевозки: водитель не привёз оригинал, грузополучатель не поставил отметку, в накладной обнаружилась ошибка или документ остался у контрагента. После перехода на ЭПД перевозчик видит документ в цифровом контуре и может отслеживать, на каком этапе он находится, например кто уже подписал документ, кто задерживает согласование, где нужна корректировка.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов говорит, что для перевозчиков ключевое преимущество ЭПД — сокращение времени от выполнения перевозки до получения основания для оплаты и выставления документов заказчику на 60–80%. Чем быстрее оформлены документы, тем быстрее компания может получить плату за выполненную перевозку.

Преимущества для государства: борьба с серыми схемами, рост собираемости налогов

Для государства ЭПД — это способ сделать рынок перевозок более прозрачным. Электронный формат позволяет собирать сведения о перевозках в государственной системе в структурированном виде.

Руководитель направления внедрения систем управления двором и транспортом ИТ-компании ГК «КОРУС Консалтинг» Галия Исламова объясняет, что с введением ГИС ЭПД и ГосЛог*ГосЛог — государственная цифровая платформа в сфере логистики. Она нужна для обмена и анализа данных о перевозках и логистических процессах.государство получает централизованный доступ к ключевой информации о перевозках: кто и что перевозит, какие документы сопровождают груз и как оформлена перевозка.

ГосЛог 2026–2027: полное руководство для экспедиторов и перевозчиков

Как с весны 2026 года поменялись правила в сфере логистики

Читайте также

График и этапы внедрения ЭПД: ключевые даты

Хронология изменений: от пилотов до обязательного перехода

Переход на электронные перевозочные документы начался не в 2026 году. Сначала государство создало правовую и техническую основу для электронного документооборота в перевозках, затем бизнес получил возможность тестировать ЭПД добровольно, а затем государство установило обязательный переход на ЭПД.

Минтранс уточняет, что с 1 сентября 2026 года обязательным станет оформление в электронном виде отдельных перевозочных и транспортно-экспедиционных документов для участников рынка, на которых распространяются требования закона № 140-ФЗ.

Что бизнесу нужно успеть сделать до 1 сентября 2026 года: пошаговый план

До 1 сентября 2026 года бизнесу нужно подключиться к оператору ЭПД и убедиться, что сотрудники, контрагенты и используемые ИТ-системы готовы к работе с электронными документами. Важно заранее определить, кто будет создавать и подписывать документы. Для этого стоит заранее назначить ответственных за создание и подписание документов, оформить электронные подписи и машиночитаемые доверенности, проверить интеграцию с учётными, транспортными и складскими системами, а также согласовать порядок обмена ЭПД с контрагентами.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов предлагает компаниям действовать поэтапно. Сначала выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД, определить способ интеграции, обеспечить электронные подписи и машиночитаемые доверенности, а затем протестировать работу ЭПД на одном маршруте, складе или группе перевозок.

Шаг 1. Аудит текущих процессов и инфраструктуры

На этом этапе важно не просто посчитать бумажные документы, а понять, где именно процесс буксует: кто ждёт подпись, кто переносит данные вручную и где чаще всего появляются ошибки.

Задача аудита — увидеть весь процесс движения данных: от заявки на перевозку до подписания накладной и завершения перевозки.

Шаг 2. Формирование команды: внутренние ресурсы или аутсорс

Переход на ЭПД нельзя отдавать только бухгалтерии или только ИТ-отделу. В процессе участвуют логистика, склад, юристы, бухгалтерия, ИТ, служба безопасности, водители, диспетчеры и контрагенты.

Руководитель направления внедрения систем управления двором и транспортом ИТ-компании ГК «КОРУС Консалтинг» Галия Исламова считает, что внешние специалисты нужны не всегда, но их стоит привлекать, если уже на подготовительном этапе видно, что ЭПД усложнит работу на отдельных участках логистики, например при передаче груза между складом и зоной отгрузки. Если объём перевозок небольшой, начать можно своими силами через веб-интерфейс оператора. По мнению эксперта, если перевозок много, есть склады, несколько ИТ-систем, разные маршруты и много контрагентов, лучше заранее подключить интегратора или консультантов.

Шаг 3. Выбор аккредитованного оператора ЭДО

Оператор ЭДО для ЭПД — это компания, через которую бизнес создаёт, подписывает, передаёт электронные перевозочные документы и в которой хранит их. Но для работы с ЭПД нужен оператор информационной системы ЭПД, включённый в реестр Министерства транспорта Российской Федерации.

Руководитель направления внедрения систем управления двором и транспортом ИТ-компании ГК «КОРУС Консалтинг» Галия Исламова подчёркивает, что при выборе оператора важно заранее выяснить, как система работает при сбоях, есть ли офлайн-доступ для водителей, как хранится юридически значимый архив, прописана ли в договоре выгрузка данных при смене оператора и из чего складывается полная стоимость использования системы: покупка, поддержка, обновления и лицензии.

Шаг 4. Проверка и настройка программного обеспечения

После выбора оператора нужно понять, как именно компания будет работать с ЭПД: через личный кабинет оператора или через интеграцию с внутренними системами.

Для небольшого бизнеса и редких перевозок может хватить личного кабинета оператора. Это личный кабинет, где сотрудник вручную создаёт документ, заполняет поля, подписывает его и отправляет другой стороне. Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов уверен, что при существенном потоке документов рациональнее сразу закладывать интеграцию с 1С или ERP.

Руководитель направления внедрения систем управления двором и транспортом ГК «КОРУС Консалтинг» Галия Исламова отмечает, что основные проблемы на этапе интеграции связаны с данными, которые передаются из внутренних систем компании в ЭПД: реквизитами контрагентов, адресами погрузки и выгрузки, сведениями о грузе, складах, автомобилях и водителях. Если в 1С, TMS, WMS и системе оператора используются разные справочники контрагентов, адресов или транспорта, появляются дубли, ошибки в документах и расхождения при обмене данными. Поэтому до запуска нужно привести справочники в порядок и протестировать реальные сценарии перевозок.

Шаг 5. Обучение персонала и пилотное тестирование

Руководитель направления внедрения систем управления двором и транспортом ИТ-компании ГК «КОРУС Консалтинг» Галия Исламова считает, что обучение должно быть связано с рабочими сценариями. По словам эксперта, сотрудников нужно учить действовать при задержках подписания, отказе от подписания, возврате документа на доработку и корректировке перед повторным согласованием.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов считает, что подготовить компанию к переходу на ЭПД к 1 сентября 2026 года реально, если не откладывать запуск на последний момент.

Как выбрать оператора ЭДО для работы с ЭПД

Как проверить оператора ЭПД в реестре Минтранса

В реестре Минтранса опубликован список операторов информационных систем электронных перевозочных документов и сведения о них. Реестр нужен бизнесу, чтобы проверить, что оператор действительно допущен к работе с ЭПД и может передавать документы в государственную систему.

При выборе оператора стоит обратить внимание на следующие нюансы:

• статус в реестре Минтранса;
• поддерживаемые виды ЭПД;
• возможность обмена документами с контрагентами компании;
• наличие интеграций с учётными, транспортными и складскими системами;
• порядок хранения архива документов;
• условия договора на случай потери аккредитации или смены оператора.

Если оператор включён в реестр Минтранса, это означает, что он имеет право работать с ЭПД. Но при выборе стоит учитывать и другие факторы: стоимость услуг, возможности интеграции с внутренними системами компании, качество поддержки и условия работы.

Таблица ключевых параметров при сравнении операторов

При выборе оператора стоит сравнить его по нескольким критериям:

При выборе оператора ЭДО важно в первую очередь оценивать профессионализм самого оператора, а также то, насколько полно он сможет ответить на ваши вопросы и как его решение встраивается в логистическую и ИТ-архитектуру компании

Галия Исламова Руководитель направления внедрения систем управления двором и транспортом ИТ-компании ГК «КОРУС Консалтинг»

Возможные сложности с ЭПД и способы их избежать

Проблемы интеграции: как наладить коммуникацию между ИТ и бизнесом

Переход на ЭПД — это не только техническое подключение к оператору, а изменение логистического процесса. Если проектом занимается только ИТ-отдел, система может не подойти тем, кто работает с перевозками каждый день: логистам, складу, бухгалтерии, водителям и диспетчерам.

Руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК» Николай Пахомов отмечает, что при переходе на ЭПД основные сложности часто связаны не с технологией, а с организацией процесса: сопротивлением сотрудников и недостаточной вовлечённостью операционных подразделений.

Чтобы избежать проблем при внедрении ЭПД, до запуска нужно распределить зоны ответственности: кто описывает бизнес-сценарии, кто отвечает за интеграцию, кто проверяет корректность документов, кто помогает сотрудникам при ошибках во время погрузки, подписания документов и завершения перевозки. ИТ-команда должна понимать, как на практике оформляются и сопровождаются перевозки, а логистика — какие ограничения есть у системы и какие данные нужны для корректного обмена.

Николай Пахомов, руководитель департамента логистических продуктов логистического оператора экспресс-доставки «СДЭК», рекомендует сначала протестировать ЭПД с наиболее лояльным перевозчиком, который готов работать с электронными документами и участвовать в настройке нового процесса. Так компания сможет отработать спорные сценарии в безопасной среде, а затем масштабировать процесс на остальных контрагентов.

Штрафы и судебная практика: реальные кейсы и последствия нарушений

Автоюрист юридической компании «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов отмечает, что по состоянию на середину 2026 года практика по обязательному применению ЭПД только формируется, потому что массовый обязательный переход ещё не наступил. По словам эксперта, с 2022 года, когда ЭПД можно было применять добровольно, электронные накладные уже признавались равнозначными бумажным. Спорные ситуации чаще были связаны с техническими ошибками — например, неправильным форматом данных или нарушением последовательности подписания.

Автоюрист юридической компании «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов отмечает, что ответственность за нарушения при оформлении ЭПД зависит от того, какой участник перевозки допустил ошибку и в чём именно она заключается. Перевозчик отвечает за отсутствие надлежащих документов в ходе перевозки, грузоотправитель — за неоформление ЭПД при передаче груза, грузополучатель — за неподписание ЭТрН при приёмке.

Отдельно стоит учитывать налоговые последствия. Если перевозка не подтверждена корректными документами, у компании могут возникнуть сложности с подтверждением расходов, вычетов и расчётов с контрагентами. Поэтому до обязательного перехода важно научиться оформлять ЭПД без ошибок: с правильными реквизитами, последовательностью подписания и понятным порядком исправления документов.

Сколько стоит переход на ЭПД и можно ли получить господдержку

Стоимость перехода на ЭПД зависит от объёма перевозок и способа подключения. Если компания работает через веб-интерфейс оператора и не делает интеграцию с внутренними системами, расходы могут начинаться с нескольких тысяч рублей в год. Так, на середину 2026-го у 1С-ЭПД есть постоплата по 7 ₽ за документ и годовые пакеты: 600 документов — 3600 ₽, 1000 документов — 5000 ₽, 10 000 документов — 40 000 ₽, 100 000 документов — 250 000 ₽. В «Контур.Логистике» стоимость зависит от объёма: от 6,5 ₽ за документ при малых объёмах до 4 ₽ при больших; пакет на 1000 документов стоит 6500 ₽ в год.

Но это только цена обмена документами у оператора. Для компаний с большим объёмом перевозок итоговый бюджет будет выше: отдельно считаются настройка данных и интеграция с внутренними системами, выпуск электронных подписей и машиночитаемых доверенностей, обучение сотрудников и поддержка процесса после запуска.

Можно ли получить господдержку на внедрение ЭПД

Отдельной федеральной субсидии на переход в ЭПД для всех компаний нет. Но расходы на внедрение могут учитываться в программах поддержки цифровизации бизнеса, покупки программного обеспечения и автоматизации процессов.

Автоюрист юридической компании «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов говорит, что бизнесу стоит проверять региональные программы через центры «Мой бизнес», МСП.РФ, Корпорацию МСП и региональные порталы поддержки. По словам эксперта, меры господдержки носят конкурсный и региональный характер, поэтому условия, суммы и сроки поддержки могут различаться в зависимости от субъекта РФ.

Ответы экспертов на частые вопросы

Можно ли использовать гибридный формат: бумага + ЭПД?

После 1 сентября 2026 года для одной и той же коммерческой перевозки нельзя будет вести параллельно и бумажную накладную, и ЭПД. Если перевозка подпадает под обязательный электронный формат, использовать нужно электронный документ — именно он будет иметь юридическую силу.

Автоюрист юридической компании ООО «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов объясняет, что после 1 сентября 2026 года параллельное использование бумажных накладных и ЭПД в одной и той же перевозке будет недопустимо. По словам эксперта, если по одной перевозке оформлены и бумажная, и электронная накладные, могут возникнуть вопросы, какой документ имеет юридическую силу.

При этом для некоторых ситуаций есть исключения из общего правила:

• технический сбой в ГИС ЭПД или у оператора. Тогда нужно действовать по правилам резервного документооборота, установленным для ГИС ЭПД и оператора, а факт сбоя зафиксировать.
• международная перевозка. На международном участке может использоваться CMR-накладная, а на внутреннем российском участке — ЭПД;
• специальные сопроводительные документы. Например, ветеринарные документы во ФГИС «Меркурий», документы по маркировке «Честный знак», сертификаты качества. Они не заменяют ЭТрН, а идут вместе с ней по своим правилам.

Распечатка электронной накладной для внутреннего архива не считается отдельным бумажным оригиналом. Юридически значимым остаётся электронный документ в системе.

Что делать, если оператор ЭДО потерял аккредитацию?

Если оператор потерял аккредитацию, компании потребуется организовать работу через другого оператора ИС ЭПД. Поэтому статус оператора стоит проверять не только при подключении, но и в процессе работы.

Автоюрист юридической компании «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов рекомендует следить за реестром операторов Минтранса и заранее предусмотреть в регламенте, что компания делает при отзыве аккредитации: кто отвечает за переход, как выгружаются данные, как уведомляют контрагентов и кто подтверждает статус уже оформленных документов.

Порядок действий может быть таким:

1. Проверить статус оператора в реестре Минтранса.
2. Запросить у оператора подтверждение по ранее оформленным документам.
3. Уточнить, переданы ли документы в ГИС ЭПД.
4. Подключиться к другому оператору.
5. Сохранить переписку, уведомления и выгрузки документов.

Ранее оформленные документы не должны потерять силу только потому, что оператор позже лишился аккредитации. По словам эксперта, документы должны быть переданы и зарегистрированы в ГИС ЭПД, подписаны сторонами и сохранены в государственной системе.

Как перейти на ЭПД, если контрагент ещё не готов?

После 1 сентября 2026 года обязанность работать с ЭПД будет касаться всех сторон перевозки, если перевозка подпадает под обязательный электронный формат. Поэтому неготовность контрагента не освобождает компанию от обязанности соблюдать требования закона.

Что можно сделать заранее:

• направить контрагенту официальное уведомление о переходе на ЭПД;
• предложить оператора и инструкции по подключению;
• проверить, может ли контрагент подписывать документы через личный кабинет или упрощённый сценарий у оператора;
• включить в договор обязанность работать с ЭПД и ответственность за отказ или задержку подписания;
• начать тестирование ЭПД с теми перевозчиками и грузополучателями, которые уже готовы к электронному обмену.

Влияет ли переход на ЭПД на налоговую отчётность?

Переход на ЭПД влияет на документы, которыми бизнес подтверждает перевозку, расходы и расчёты с контрагентами.

Если электронная транспортная накладная оформлена через аккредитованного оператора, подписана электронной подписью и соответствует установленному формату, она может использоваться в качестве первичного учётного документа. Автоюрист юридической компании «Центр Страховых Выплат» Фанис Галимзянов отмечает, что ФНС признаёт ЭТрН надлежащим первичным документом при соблюдении требований к электронной подписи и формату документа.

Для бизнеса это значит, что важно следить не только за фактом создания ЭПД, но и за качеством оформления:

• все обязательные поля заполнены;
• документ подписан нужными сторонами;
• соблюдена последовательность подписания;
• документ передан в ГИС ЭПД;
• исправления внесены через оператора.

Если ЭПД оформлены с ошибками или не подписаны, у компании могут возникнуть сложности с подтверждением расходов, оформлением расчётов и спорами с контрагентами.