Переход бизнеса на ЭПД с 1 сентября 2026 года: кто обязан перейти и как подготовиться

Что меняется с 1 сентября 2026 года

ФЗ № 140-ФЗ: главное для бизнеса в трех пунктах

Федеральный закон № 140-ФЗ закрепил обязательный переход на электронные перевозочные документы. Для бизнеса основные изменения сводятся к трем положениям.

1. ЭПД — общая ответственность всей цепочки

ЭПД — это электронные перевозочные документы, в том числе транспортная накладная, заказ или заявка на перевозку, поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. С 1 сентября 2026 года большинство таких документов при коммерческих перевозках потребуется оформлять в электронном виде. В их создании и подписании участвуют разные стороны перевозки: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и грузополучатель.

Как поясняет управляющий партнер юридической компании «Генезис» Артем Денисов, бизнес нередко воспринимает переход на ЭПД как задачу только перевозчика. Однако от действий каждого участника зависит, будет ли документ оформлен вовремя и без ошибок. Если одна из сторон не сможет выполнить свою часть процесса, это может задержать оформление документов и перевозку.

2. Требования затронут не только транспортные компании

Требования касаются не любого бизнеса с отгрузками, а компаний — участников перевозочного процесса. Это в первую очередь грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы, если они по договору принимают груз во владение или организуют перевозку (на основании Федерального закона от 07.06.2025 № 140‑ФЗ).

При этом ЭПД не требуются, например, если компания доставляет груз собственным транспортом для внутренних нужд либо в ряде специальных случаев — для перевозок в личных целях, отдельных спецгрузов и некоторых операций с иностранными лицами.

3. Ошибки в ЭПД могут создать юридические и налоговые риски

После обязательного перехода основным юридически значимым документом станет ЭПД, подписанный участниками перевозки. Ошибки в реквизитах, отсутствие подписи или неверно оформленные полномочия могут осложнить подтверждение перевозки, расходов и налоговых вычетов. Поэтому компаниям важно заранее проверить порядок создания, подписания и исправления документов.

Как будет проходить переход на ЭПД

Переход на электронные перевозочные документы связан с несколькими контрольными датами. При этом требования к ЭПД, реестру экспедиторов и будущему реестру автоперевозчиков регулируются отдельно, поэтому их важно не смешивать.

С 1 марта 2026 года на платформе «ГосЛог» начал работу реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Экспедиторы обязаны подать уведомление о включении в этот реестр. Для действующих компаний срок подачи — до 1 мая 2026 года. За отсутствие в реестре предусмотрены штрафы: для ИП — от 3 до 5 тыс. рублей, для юрлиц — от 100 до 300 тыс. рублей. Важно: это отдельное требование, напрямую не связанное с оформлением ЭПД.

С 1 сентября 2026 года отдельные виды перевозочных и экспедиторских документов надо будет оформлять в электронном виде. К ним относятся транспортная накладная, заказ или заявка на автомобильную перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная транспортная накладная и грузовая накладная при воздушной перевозке. В отдельных предусмотренных законодательством случаях документы можно будет оформить на бумаге. При этом Минтранс предложил, а президент поддержал нештрафуемый период до 1 марта 2027 года: на дороге за бумажный документ вместо электронного инспектор ограничится устным замечанием. Однако сама обязанность использовать ЭПД с 1 сентября 2026 года не отменяется и не переносится.

С 1 марта 2027 года планируется запуск отдельного реестра автоперевозчиков грузов на платформе «ГосЛог». Регистрация станет обязательной для компаний и ИП, перевозящих грузы на автомобилях массой более 3,5 тонны. Это требование также не связано напрямую с переходом на ЭПД и вводится отдельным законом.

Ориентировочные* сроки перехода на ЭПД по масштабу бизнеса:

* Сроки указаны ориентировочно и могут варьироваться в зависимости от готовности контрагентов, выбранного оператора, сложности интеграции с учётными системами. Также влияют внутренние процессы: обучение персонала, настройка маршрутов и согласование регламентов с партнёрами.

Какие документы переходят в электронный формат

С 1 сентября 2026 года эти документы должны формироваться по форматам, утвержденным ФНС России, и направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Исключения, когда допускается использование бумажных документов, будут определяться Министерством транспорта РФ.

Переход затронет не только способ хранения документов, но и порядок их заполнения. Например, в электронную транспортную накладную нужно внести сведения об автомобиле. По словам руководителя договорной практики московской городской коллегии адвокатов «Де-юре» Елены Тимошенко, номер транспортного средства иногда становится известен непосредственно перед отправкой груза, поэтому компании придется заранее продумать, кто и на каком этапе будет добавлять эти данные.

Кого касается переход на ЭПД

Переход на ЭПД затронет не только транспортные компании. Работать с электронными документами потребуется организациям и ИП, которые выступают участниками перевозки: грузоотправителями, перевозчиками, экспедиторами или грузополучателями. Конкретные действия компании зависят от ее роли и вида документа.

Компания может совмещать несколько ролей. Поэтому при подготовке к переходу важно определить не только сферу ее деятельности, но и фактическую роль в каждой схеме перевозки.

По словам управляющего партнера юридической компании «ЭНСО» Алексея Головченко, особенно уязвимы компании, которые считают, что требования их не затронут, поскольку они только отправляют товар или привлекают стороннего перевозчика. У таких организаций часто не выстроены процессы оформления машиночитаемой доверенности (МЧД), хранения и контроля электронных документов.

Что потребуется водителю для работы с ЭПД

Для работы с ЭПД водителю нужен доступ к мобильному приложению оператора. Через него он подтверждает, что груз погрузили и выгрузили. Обычно водитель ставит простую подпись (ПЭП) в телефоне, а юридическую силу документу придаёт подпись сотрудника перевозчика (логиста или диспетчера) с КЭП. Но есть и другой вариант: перевозчик может разрешить водителю подписывать документ полностью — тогда водитель использует УНЭП или УКЭП с доверенностью, и подпись офиса уже не нужна.

Водителю понадобятся:

• смартфон или планшет с установленным приложением оператора ИС ЭПД;
• доступ к учетной записи в приложении;
• настроенный способ подтверждения действий или электронной подписи;
• интернет в местах погрузки и разгрузки;
• заранее сохраненный код перевозки или QR-код на случай отсутствия связи.

При проверке на дороге водитель предъявляет инспектору динамический куар-код из приложения — скриншоты и распечатки не принимаются. Без интернета код доступен, если он был заранее загружен в кэш приложения. Если у инспектора нет оборудования для сканирования, проверка возможна по госномеру ТС или УИД ЭТрН. С 1 сентября 2026 года инспектор не вправе требовать бумажную копию при наличии электронного документа.

По словам учредителя и CEO логистической компании «Фрэйт Логистик Групп» Михаила Дьяконова, многие перевозчики и водители пока не работают с электронными перевозочными документами. Для небольших транспортных компаний переход может потребовать дополнительных расходов на технику, обучение сотрудников и перестройку процессов.

Как перейти на ЭПД: пошаговая инструкция для бизнеса

Подготовка к переходу включает пять основных этапов: анализ роли компании в перевозках, выбор оператора ИС ЭПД, оформление подписей и доверенностей, настройку обмена документами и тестирование новой схемы работы.

Шаг 1. Определение роли компании в перевозке

Сначала необходимо установить, в каких схемах компания выступает грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором или грузополучателем. Для каждой роли распределяются обязанности по созданию, проверке, подписанию документа и контролю за завершением процесса.

Шаг 2. Выбор решения для работы с ЭПД

Для обмена перевозочными документами нужен оператор ИС ЭПД, включенный в официальный реестр Минтранса. Он передает документы между участниками перевозки и направляет сведения в ГИС ЭПД.

Оператор обычного ЭДО может одновременно иметь статус оператора ИС ЭПД, но наличие такого статуса проверяется отдельно.

Для работы с ЭПД используют:

• веб-интерфейс — при небольшом количестве документов и ручной обработке;
• модуль для 1С, ERP или TMS — если документы формируются в учетной системе;
• интеграцию по API — при наличии собственных IT-решений;
• мобильное приложение — для водителей и сотрудников, работающих на погрузке и разгрузке.

Шаг 3. Оформление электронных подписей и доверенностей

Определяется круг сотрудников, которые будут подписывать документы от имени компании. Руководитель или ИП использует квалифицированную электронную подпись. Если документы подписывает сотрудник, ему может потребоваться КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД).

В типовой схеме водитель подтверждает действия в мобильном приложении (простой подписью или УНЭП), а юридически значимую подпись ставит уполномоченный сотрудник перевозчика своей УКЭП. Конкретный способ подтверждения зависит от оператора и выбранной схемы работы.

Шаг 4. Настройка обмена документами

На этом этапе настраивается передача данных между учетной системой компании и оператором ИС ЭПД. Важно определить, откуда будут загружаться сведения о грузе, автомобиле, маршруте и участниках перевозки, кто сможет их редактировать и как документ будет возвращаться в систему после подписания.

Отдельно описывается порядок действий при ошибках, расхождениях в данных и технических сбоях.

Шаг 5. Тестирование

До обязательного перехода проводится пилотная перевозка с одним контрагентом и на одном маршруте. Во время тестирования проверяются:

• создание документа;
• подписание всеми участниками;
• работа мобильного приложения;
• передача сведений в ГИС ЭПД;
• действия сотрудников при ошибке или отсутствии связи.

Михаил Дьяконов, учредитель и CEO логистической компании «Фрэйт Логистик Групп», отмечает, что полноценное тестирование возможно только при готовности всех участников перевозки. Поэтому пилотный запуск лучше заранее согласовать с ключевыми контрагентами.

Семейная ипотека: правила участия в программе и возможные изменения в 2026 году

Действующие условия программы, требования к заёмщикам и изменения в 2026 году, которые могут сделать семейную ипотеку выгодной не для всех семей

Подробнее

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД

1. Роли компании в перевозках определены.
2. Ответственные за создание, проверку и подписание документов назначены.
3. Оператор ИС ЭПД выбран и проверен по официальному реестру.
4. Необходимые электронные подписи и МЧД оформлены.
5. Способ работы с ЭПД выбран.
6. Водители и сотрудники на местах получили доступ к нужным приложениям.
7. Порядок обмена документами согласован с контрагентами.
8. Тестовая перевозка проведена.
9. Инструкции для штатных и аварийных ситуаций подготовлены.
10. Сотрудники прошли обучение.

Сколько стоит переход на ЭПД и на что заложить бюджет

Затраты на переход зависят от размера компании, количества участников процесса, выбранного оператора и глубины интеграции с учетными системами. Часть расходов возникает только на этапе внедрения, часть сохраняется после запуска.

Разовые расходы

К разовым расходам могут относиться:

• выпуск электронных подписей для руководителя, ИП и сотрудников, которые будут подписывать документы;
• оформление машиночитаемых доверенностей;
• подключение к оператору ИС ЭПД;
• настройка веб-интерфейса, модуля для учетной системы или интеграции по API;
• доработка 1С, ERP, TMS или WMS;
• покупка смартфонов, планшетов или другой техники для водителей и сотрудников на местах;
• обучение персонала;
• разработка внутренних регламентов и инструкций.

МЧД можно оформить бесплатно через государственные сервисы. Если компания использует решение оператора или интегратора, стоимость зависит от его тарифа.

Постоянные расходы

После запуска могут сохраняться:

• плата за тариф оператора ИС ЭПД;
• оплата отдельных документов или пакетов;
• продление электронных подписей;
• техническая поддержка;
• обновление и сопровождение интеграции;
• обучение новых сотрудников;
• внутренний контроль за работой с ЭПД.

Ориентировочные* затраты на переход

* Эти суммы нельзя считать обязательными тарифами. Итоговый бюджет зависит от количества сотрудников-подписантов, числа перевозок, готовности контрагентов, выбранного способа подключения и объема доработок.

Артем Денисов, управляющий партнер юридической компании «Генезис», отмечает, что компании часто недооценивают не только стоимость интеграции, но и расходы на обучение сотрудников и перестройку внутренних процессов. Реальную готовность к переходу показывает не сам факт подключения к оператору, а способность провести перевозку без бумажных обходных схем и ручного исправления ошибок.

Штрафы и риски: что будет, если не перейти на ЭПД

Переход на обязательные электронные перевозочные документы связан не только с административной ответственностью. Ошибки при оформлении, отсутствие подписи или расхождения в данных могут привести к задержке перевозки, спорам с контрагентами и сложностям при подтверждении хозяйственной операции.

При этом штрафы за отдельные нарушения в сфере транспортно-экспедиционной деятельности уже установлены. Их важно отличать от ответственности непосредственно за использование бумажного документа вместо ЭПД.

Какие штрафы уже действуют для экспедиторов

Эти меры предусмотрены статьей 11.14.3 КоАП РФ и относятся к обязанностям экспедиторов, а не ко всем участникам перевозки.

Что известно о переходном периоде

Минтранс предложил до 1 марта 2027 года при выявлении бумажного документа вместо электронного ограничиваться предупреждением при дорожной проверке. Эта инициатива пока не закреплена нормативно — она требует внесения поправок в закон о транспортно-экспедиционной деятельности. При этом сама обязанность использовать ЭПД с 1 сентября 2026 года не отменяется — безштрафный период, даже если его введут, не снимает налоговые и договорные риски.

Какие еще риски возникают у бизнеса

Даже при отсутствии отдельного штрафа последствия могут возникнуть, если электронный документ:

• не создан или не передан в установленном порядке;
• не подписан необходимым участником;
• подписан лицом без подтвержденных полномочий;
• содержит сведения, которые расходятся с фактической перевозкой;
• не может быть своевременно предъявлен или обработан из-за сбоя.

В таких случаях возможны задержка отгрузки или приемки груза, споры об исполнении договора, сложности при подтверждении расходов и необходимость повторно оформлять документы. Налоговые последствия при этом нельзя формулировать как автоматический отказ в расходах или вычете: они зависят от обстоятельств конкретной операции и совокупности подтверждающих документов.

СОРМ для экспедиторов в 2026 году: какие данные передавать ФСБ и как организовать взаимодействие

Экспедиторы должны хранить сведения об оказываемых услугах и обеспечить взаимодействие своих информационных систем с ФСБ.

Подробнее

Три ошибки, которые могут привести к проблемам

1. Компания не определила, кто и на каком этапе создает и подписывает документ.
2. У сотрудников отсутствуют необходимые подписи или машиночитаемые доверенности (МЧД).
3. Данные в ЭПД не совпадают с фактическими данными о грузе, автомобиле, маршруте или участниках перевозки.

Сложные и спорные ситуации

Опрошенные Russian Business эксперты выделяют несколько сценариев, в которых порядок работы с ЭПД зависит от конкретной схемы перевозки и дополнительных требований законодательства.

Международные перевозки

При международной перевозке электронные документы оформляются для той части маршрута, которая подпадает под российское регулирование. Для зарубежного участка могут применяться документы, предусмотренные международными транспортными соглашениями, например CMR.

ИП, самозанятые и малый бизнес без учетной системы

Для небольших компаний и предпринимателей с нерегулярными перевозками не нужно покупать дорогие модули или настраивать интеграцию. Достаточно выбрать оператора с веб-интерфейсом: документы заполняете прямо в личном кабинете на сайте. Из расходов — только электронная подпись и оплата тарифа оператору. Сотрудникам, которые будут работать с документами, даёте доступ к этому кабинету.

Перевозка собственного груза

Если компания перевозит собственный груз собственным транспортом без заключения договора перевозки с третьим лицом, транспортная накладная может не оформляться. Если для перевозки привлекается сторонний перевозчик и заключается договор перевозки, потребуется транспортная накладная, а с 1 сентября 2026 года — ее электронный формат.

Маркетплейсы и курьерская доставка

Маркетплейсы, фулфилмент-операторы и курьерские службы работают с ЭПД, если выступают участниками перевозки — грузоотправителями, грузополучателями, перевозчиками или экспедиторами. Если маркетплейс привлекает стороннего перевозчика — ЭПД обязателен. Если продавец везёт товар на склад самостоятельно — ЭПД не требуется. Способ подключения зависит от роли компании, количества документов и выбранной схемы обмена.

Алкогольная продукция и опасные грузы

Переход на ЭПД не отменяет специальных требований к перевозке отдельных категорий товаров. Для алкогольной продукции продолжают действовать правила учета и подтверждения легальности оборота, в том числе через ЕГАИС.

С 1 сентября 2026 года при перевозке маркируемого алкоголя (пиво, сидр, медовуха) ЭПД становится обязательным и используется вместе с УПД для подтверждения легальности оборота. При перевозке опасных грузов сохраняются отдельные требования к допускам, разрешениям, маркировке и сопроводительным документам (свидетельство ДОПОГ, аварийная карточка, допуск на ТС).

Как оформить налоговый вычет через «Госуслуги» в 2026 году: пошаговая инструкция

Какие вычеты можно заявить онлайн, какие документы подготовить и что делать в случае отказа.

Подробнее

Часто задаваемые вопросы о переходе на ЭПД

Нужны ли ЭДО и ЭПД одновременно?

Да, компании могут использовать обе системы, поскольку они решают разные задачи. Обычный ЭДО применяется для обмена счетами-фактурами, актами и УПД, а перевозочные документы передаются через оператора ИС ЭПД, включенного в официальный реестр. Один и тот же сервис может совмещать оба статуса, но обычный оператор ЭДО сам по себе не заменяет оператора ИС ЭПД.

Обязателен ли ЭПД для автомобилей массой менее 3,5 тонны?

Да, масса автомобиля сама по себе не освобождает от оформления ЭПД. Требование зависит не от тоннажа машины, а от схемы перевозки и необходимости оформлять перевозочный документ. Если для доставки привлекается сторонний перевозчик по договору, транспортную накладную с 1 сентября 2026 года нужно будет оформлять в электронном виде. При перевозке собственного груза собственным транспортом без договора перевозки обязанность может не возникать.

Нужен ли ЭПД при перевозке собственного товара?

Это зависит от схемы перевозки. Если компания привлекает стороннего перевозчика и заключает договор перевозки, транспортную накладную с 1 сентября 2026 года нужно будет оформлять в электронном виде. Если компания перевозит собственный товар своим транспортом без договора перевозки, ЭПД может не потребоваться.

Кто подписывает документы: водитель или сотрудник офиса?

Документы от имени компании подписывает уполномоченное лицо: руководитель, ИП или сотрудник с электронной подписью и машиночитаемой доверенностью. Водитель может подтверждать отдельные этапы перевозки через мобильное приложение оператора ИС ЭПД. Конкретная схема зависит от оператора и распределения обязанностей внутри компании.

Управляющий партнер юридической компании «ЭНСО» Алексей Головченко отмечает, что при переходе особенно важно правильно оформить полномочия подписантов: если документ подписывает сотрудник, ему требуется МЧД.

Как оформить электронную подпись?

Руководитель компании или ИП получает квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС или у ее доверенного лица. Сотруднику, который подписывает документы от имени организации, обычно нужны КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность.

Алексей Головченко обращает внимание, что одной выпущенной подписи недостаточно: компании также потребуется проверить полномочия сотрудников и заранее протестировать работу КЭП и МЧД в выбранной системе.

Можно ли исправить ошибку в ЭПД?

Порядок исправления зависит от вида документа, этапа его оформления и характера ошибки. В некоторых случаях сведения можно скорректировать и подписать заново, в других потребуется аннулировать документ и сформировать новый. Старый документ при этом остается в ГИС ЭПД для истории, новый становится действующим.

Руководитель бюро адвокатов «Де-юре» Елена Тимошенко отмечает, что возможность изменить уже подписанный документ может быть ограничена. Поэтому порядок исправления лучше заранее уточнить у оператора ИС ЭПД и закрепить во внутренних инструкциях.

Что предъявлять при проверке на дороге?

При проверке водитель предъявляет сведения об электронном перевозочном документе в порядке, который поддерживает оператор ИС ЭПД. Обычно для этого используется код перевозки или QR-код в мобильном приложении.

Можно ли работать с ЭПД без интернета?

Для полноценной работы с ЭПД нужен доступ к сервису оператора ИС ЭПД: документ нужно сформировать, подписать и передать через систему. Но отсутствие связи на дороге не мешает проверке — водитель может показать заранее полученный куар-код с данными электронного документа. Перейти на бумагу только из-за плохого интернета нельзя: бумажные документы допускаются в отдельных случаях, которые определяет Минтранс.

Елена Тимошенко называет отсутствие связи в местах погрузки и разгрузки одной из основных практических сложностей перехода. По ее словам, единый и подробно проработанный аварийный регламент для таких ситуаций пока остается важным нерешенным вопросом.

Коротко

С 1 сентября 2026 года отдельные перевозочные и экспедиторские документы нужно будет оформлять в электронном виде.

• Требования затронут грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.
• Для работы с ЭПД нужен оператор ИС ЭПД, включенный в официальный реестр.
• Подготовка включает оформление подписей и МЧД, настройку обмена, обучение сотрудников и тестовую перевозку.
• Штрафы за отдельные нарушения уже предусмотрены для экспедиторов, а ошибки в ЭПД могут привести к задержкам, спорам с контрагентами и налоговым рискам.

Начинать подготовку лучше заранее: переход затрагивает не только документы, но и внутренние процессы компании.